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Il sistema di controllo interno

È obiettivo di ACB Servizi s.r.l. diffondere a tutti i livelli una cultura caratterizzata dalla consapevolezza dell'esistenza dei controlli e dall’assunzione di una mentalità orientata all'esercizio del controllo.

Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell'impresa con l'obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure, proteggere i beni della Società, la salute e la sicurezza delle persone, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.

Il sistema di controllo interno nel suo insieme deve ragionevolmente consentire:

  • il rispetto delle leggi vigenti, delle procedure aziendali e del Codice Etico;
  • il rispetto delle strategie e delle politiche della Società;
  • la tutela dei beni della Società, materiali e immateriali;
  • l’efficacia e l’efficienza della gestione;
  • l’attendibilità delle informazioni finanziarie, contabili e gestionali interne ed esterne.

La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comune a ogni livello della struttura organizzativa; conseguentemente, tutto il Personale, nell'ambito delle funzioni svolte, è responsabile della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.
E’ costituito un Organismo di Vigilanza a cui competono i seguenti compiti in merito all’attuazione del Codice Etico:

  • monitorare l’applicazione del Codice Etico da parte dei soggetti interessati, attraverso l’applicazione di specifici piani di audit interni e accogliendo eventuali segnalazioni fornite dai portatori d’interesse interni ed esterni;
  • trasmettere al management aziendale e agli organi amministrativi la richiesta di applicazione di eventuali sanzioni, per violazioni al presente Codice Etico;
  • relazionare periodicamente al Consiglio di Amministrazione sui risultati dell’attività svolta, segnalando eventuali violazioni del Codice Etico di significativa rilevanza;
  • esprimere pareri in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico; 
  • provvedere, ove necessario, alla proposta di revisione periodica del Codice Etico.

Comunicazione e formazione

Il Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati interni ed esterni mediante apposite attività di comunicazione.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico, l’Ufficio Risorse Umane predispone e realizza, anche in base alle eventuali indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, un piano periodico di comunicazione/formazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche contenute nel Codice. Le iniziative di formazione possono essere differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei collaboratori.

Segnalazione dei soggetti interessati

ACB Servizi s.r.l. provvede a stabilire canali di comunicazione attraverso i quali i soggetti interessati potranno rivolgere le proprie segnalazioni in merito al Codice Etico o a sue eventuali violazioni direttamente all’OdV.
Tutti i soggetti interessati possono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, su supporto cartaceo o attraverso l’indirizzo mail dedicato, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all’OdV, che provvede ad un'analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l'autore e il responsabile della presunta violazione. L’OdV agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione. È inoltre assicurata la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

Violazioni del Codice Etico

In caso di accertata violazione del Codice Etico, l’OdV riporta la segnalazione e richiede l’applicazione di eventuali sanzioni ritenute necessarie alla Direzione Aziendale, e nei casi più significativi, al Consiglio di Amministrazione e alla Presidenza. Nel caso in cui tali violazioni riguardino uno o più membri del Consiglio di Amministrazione o il Presidente, l’Organismo di Vigilanza riporterà le segnalazioni e la proposta di sanzione disciplinare per conoscenza al Consiglio di Amministrazione, in quanto organo collegiale, per l’eventuale convocazione dell’Assemblea dei Soci.
Le competenti funzioni, attivate dagli organi di cui sopra, approvano i provvedimenti, anche sanzionatori, da adottare secondo le normative in vigore, ne curano l'attuazione e riferiscono l'esito all’Organismo di Vigilanza.
Qualora non venga comminata la sanzione proposta dall’Organismo di Vigilanza, la Direzione Aziendale e/o il Consiglio di Amministrazione, ne dovranno dare adeguata motivazione.

Linee guida del sistema sanzionatorio

La violazione dei principi fissati nel Codice Etico e nelle procedure previste dai protocolli interni di cui al Modello 231/01, compromette il rapporto fiduciario tra la Società ed i propri amministratori, soci, dipendenti, consulenti, collaboratori a vario titolo, fornitori, partner commerciali e finanziari.
Tali violazioni saranno dunque perseguite dalla Società incisivamente, con tempestività ed immediatezza, attraverso i provvedimenti disciplinari previsti nel Modello 231/01, in modo adeguato e proporzionale, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale di tali comportamenti e dall’instaurazione di un procedimento penale nei casi in cui costituiscano reato.
Gli effetti della violazione del Codice Etico e dei protocolli interni di cui al Modello 231/01 devono essere tenuti in seria considerazione da tutti coloro che a qualsiasi titolo intrattengono rapporti con ACB Servizi s.r.l.. A tal fine la Società provvede a diffondere il Codice Etico, i protocolli interni e ad informare sulle sanzioni previste in caso di violazione e sulle modalità e procedure di irrogazione.

Le condotte rilevanti (esempi di violazione del Modello 231/01)

Nell’espletamento delle attività aziendali, costituisce violazione del Modello 231/01 (a titolo esemplificativo):

  • la messa in atto di azioni o comportamenti non conformi alle prescrizioni del Modello 231/01, e alle leggi da esso richiamata (ad esempio violazioni nell’ambito di processi/attività sensibili identificate nella Parte Speciale del Modello 231/01);
  • l’omissione di azioni o comportamenti previsti dal Modello 231/01;
  • la messa in atto di azioni o comportamenti non conformi ai principi riferiti dal Codice Etico;
  • l’omissione di azioni o comportamenti prescritti dal Codice Etico;
  • la messa in atto, in generale, di azioni o comportamenti contrari alle leggi e regolamenti sia nazionali sia internazionali (ad esempio in materia di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro).

Le Sanzioni

Sanzioni nei confronti degli amministratori

In caso di violazione del Modello da parte di Amministratori della Società, l’OdV ne informerà l'intero Consiglio di Amministrazione il quale provvederà ad assumere le opportune iniziative previste dalla vigente normativa. 
Nell’ipotesi in cui sia disposto il rinvio a giudizio di Amministratori, presunti autori del reato da cui deriva la responsabilità amministrativa della Società, si procederà alla convocazione dell’Assemblea dei soci per deliberare in merito alla opportunità della revoca del mandato.
L’Odv deve essere tenuto debitamente aggiornato riguardo all’applicazione delle eventuali sanzioni emesse.

Sanzioni nei confronti dei sindaci o revisori

Alla notizia di una violazione del Modello 231/01 o del Codice Etico da parte del Revisore contabile o dell’Organismo di Vigilanza dovrà informare il Consiglio di Amministrazione della notizia di una avvenuta violazione del Codice Etico commessa, che procederà agli opportuni provvedimenti.

L’Odv deve essere tenuto debitamente aggiornato riguardo all’applicazione delle eventuali sanzioni emesse.

Sanzioni nei confronti dei dirigenti

In caso di violazione da parte di dirigenti delle procedure interne previste dal presente Modello, o di adozione, nell'espletamento di attività nelle aree a rischio, di un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello stesso, si provvederà ad applicare nei confronti dei responsabili le misure più idonee in conformità a quanto previsto dai Contratti Collettivi Nazionali di riferimento. 
L’Odv deve essere tenuto debitamente aggiornato riguardo all’applicazione delle eventuali sanzioni emesse.

Sanzioni nei confronti dei dipendenti

Alla notizia di una violazione del Modello 231/01 o del Codice Etico da parte di un lavoratore dipendente deve essere iniziato un procedimento disciplinare finalizzato all’accertamento di tale illecito.
Si applicano al Personale le sanzioni previste dal sistema disciplinare e dalla legge (art.7 dello Statuto dei Lavoratori)e dai contratti collettivi. In particolare, nel caso in cui vi sia una violazione del Modello 231/01, rilevata dall’Odv, viene avviata a cura della Responsabile delle Risorse Umane la procedura di accertamento delle mancanze e deviazioni stabilite dal Contratto Collettivo Nazionale Lavoro del Commercio – Terziario.
Le sanzioni disciplinari previste dal CCNL Contratto Collettivo Nazionale Lavoro applicato sono e riportate in allegato:

  • richiamo verbale
  • ammonizione scritta
  • multa non superiore a tre ore di retribuzione oraria
  • sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino a un massimo di tre giorni
  • licenziamento per mancanze (ai sensi delle proprie previsioni normative) con o senza preavviso.

E’ a carico del responsabile Risorse Umane la gestione di tutto l’iter formale e di comunicazione relativo all’irrogazione di sanzioni di cui al presente Modello 231/01. Lo stesso responsabile Risorse Umane dovrà poi riferire all’Odv riguardo l’irrogazione delle sanzioni disciplinari emesse. Il tipo e l’entità di ciascuna sanzione prevista saranno applicate, nei singoli casi, tenendo conto dei seguenti elementi:

  • intenzionalità del comportamento illecito o non corretto;
  • grado di negligenza, imprudenza o imperizia con riguardo alla prevedibilità dell’evento;
  • condotta complessiva del dipendente (per esempio: eventuali precedenti), oppure l’esistenza di circostanze attenuanti (come pure di aggravanti), tenendo in debito conto la professionalità e il suo passato lavorativo;
  • il ruolo e il compito assegnati al dipendente;
  • livello di responsabilità/posizione gerarchica, funzionale e/o tecnica;
  • eventuale ipotesi di condivisione di responsabilità con altri collaboratori che abbiano concorso al comportamento manchevole.

Sanzioni verso collaboratori esterni e parti terze

Nei confronti dei collaboratori terzi, consulenti e altri soggetti terzi, che si rendono responsabili della violazione delle linee di condotta indicate nel Modello 231/01 e Codice Etico, tale da comportare il rischio di commissione di un reato sanzionato dal Decreto 231/01, si potrà determinare, secondo quanto previsto dal Codice Etico, il richiamo al rigoroso dispetto delle disposizioni del Modello 231/01, la risoluzione del rapporto contrattuale per giusta causa, fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento qualora da tale comportamento derivino danni concreti alla società, come nel caso di applicazione da parte del giudice delle misure sanzionatorie previste nel Decreto 231.
A tal fine è consigliabile prevedere l’inserimento nei contratti di specifiche clausole che diano atto della conoscenza del Decreto 231/01, e che disciplinino le conseguenze in caso di violazione delle previsioni cui alla clausola (in particolare in caso di attività affidate a terzi in “outsourcing”, in quanto in tal caso si demanda all’esterno lo svolgimento di compiti propri della società).
Compete all’OdV valutare l’idoneità delle misure adottate dalla Società nei confronti dei collaboratori, dei consulenti e dei terzi e suggerire alla Direzione Aziendale un eventuale aggiornamento delle obbligazioni contrattuali.

Procedimento di irrogazione delle sanzioni

Una volta ricevuta segnalazione di eventuali violazioni del Modello 231/01, che non coinvolga la Direzione Aziendale, l’Odv ne informa quest’ultima che subito attiverà il relativo procedimento disciplinare.

Nel caso in cui, in seguito alle verifiche e agli accertamenti, sia effettivamente riscontrata la violazione del Modello 231/01, all’autore/i saranno inflitte, da parte della Direzione Aziendale, dal Consiglio di Amministrazione o del Responsabile delle Risorse Umane le sanzioni previste.

Qualora le violazioni dei Modelli di cui sopra siano imputabili alla Direzione Aziendale, l’Organismo di Vigilanza ne informa il Consiglio di Amministrazione e/o il Revisore per adottare gli opportuni provvedimenti.

Al fine di consentire il monitoraggio circa l’applicazione delle sanzioni disciplinari al personale dipendente, la Direzione Aziendale comunica all’OdV l’avvenuta applicazione di tali sanzioni. Analoga comunicazione viene fatta nel caso la violazione sia commessa dai membri del Consiglio di Amministrazione.

ALLEGATO PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI
 

Provvedimento disciplinare

Mancanza disciplinare

Rimprovero verbale o scritto

Vi incorre il lavoratore che commette violazioni di lieve entità, quali, ad esempio:
  • l’inosservanza delle procedure prescritte
  • l’omissione ingiustificata dei controlli previsti nelle aree individuate come sensibili
  • la mancata trasmissione di informazioni rilevanti all’Odv
  • l’adozione di un comportamento non conforme a quanto prescritto.

Multa

Vi incorre il lavoratore recidivo in relazione al verificarsi di una delle seguenti circostanze:
  • al lavoratore, nei precedenti due anni, sono state più volte contestate, con rimprovero verbale o scritto, le medesime violazioni seppur di lieve entità
  • il lavoratore ha posto in essere, nello svolgimento dell’attività nelle aree considerate sensibili reiterati comportamenti non conformi alle prescrizioni del Modello 231/01, prima ancora che gli stessi siano accertati e contestati.

Sospensione del servizio e dalla retribuzione

Vi incorre il lavoratore che, nel violare le procedure interne previste dal Modello 231/01 o adottando, nell’espletamento di attività nelle aree sensibili, un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello 231/01, ovvero compiendo atti contrari all’interesse della società, arrechi danno alla società stessa, o lo esponga a una situazione oggettiva di pericolo alla integrità dei beni dell’azienda.

Trasferimento per punizione

Vi incorre il lavoratore che, operando in aree sensibili, adotti comportamenti fortemente difformi da quanto stabilito nei protocolli del Modello 231/01, oppure comportamenti gravi già censurati in precedenza o, ancora, azioni dirette in modo univoco al compimento di un reato contemplato nel Decreto.

Licenziamento con indennità sostitutiva di preavviso

Vi incorre il lavoratore che operando in aree sensibili, adotti comportamenti fortemente difformi da quanto stabilito nei protocolli del Modello 231/01, oppure comportamenti gravi già censurati in precedenza o, ancora, azioni dirette in modo univoco al compimento di un reato contemplato nel decreto.

Licenziamento senza preavviso

Vi incorre il lavoratore che adotti, nello svolgimento dell’attività in aree a rischio, una condotta palesemente in violazione delle prescrizioni del Modello 231/01 o della legge, tale da determinare, potenzialmente o di fatto, l’applicazione ad Ente delle misure previste dal Decreto, con conseguente grave danno patrimoniale e di immagine per la società stessa.

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